Email, Whatsapp, WeChat, tin nhắn tức thì... ngày nay, chúng ta có vô vàn cách để kết nối. Nhưng làm sao để truyền tải thông điệp một cách tinh tế và phù hợp lại là điều không hề dễ dàng, đặc biệt là khi bạn dùng một ngôn ngữ khác. Là một giáo viên tiếng Anh với nhiều năm kinh nghiệm, tôi nhận thấy người học thường có xu hướng sử dụng giọng điệu quá trang trọng khi viết email.
Tôi cũng nhận được email có sử dụng biểu tượng cảm xúc hoặc từ viết tắt LOL. Điều này không phù hợp cho lắm. Một lần, tôi nhận được email từ sinh viên với biểu tượng "a kiss". (nụ hôn) ở cuối thư. Tôi rất quý mến sinh viên này, nhưng "nụ hôn" không phải là cách kết thúc cho email bài tập về nhà. Vậy, làm sao để soạn được một email hoàn hảo mà không mắc lỗi ở phần kết?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá bí quyết viết câu kết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh cho nhiều mục đích khác nhau. Nếu bạn muốn được giải đáp ngay lập tức cho các câu hỏi khác về việc học tiếng Anh, hãy tham khảo khóa học tiếng Anh dành cho người lớn của chúng tôi. Bạn có thể tìm các lớp học tại đây
Hiểu rõ người nhận email
Phải cân nhắc đến đối tượng nhận email. Viết email là một kỹ năng thiết yếu trong thực tế. Sai sót trong email có thể gây ra những hậu quả đáng tiếc, đặc biệt là khi viết email công việc.
1. Cách kết thúc email thông thường cho bạn bè và gia đình
Đối với bạn bè, bạn không cần quá câu nệ hình thức - hãy cứ tự nhiên thể hiện sự thân thiết và tình cảm. Dưới đây là một vài cách kết thư thường được dùng cho trường hợp này:
See you soon,
Love,
Marta
Speak soon,
lots of love,
Jordi xx
Chat later,
Marc
Việc thể hiện "kiss" (nụ hôn) hay "hug" (ôm), khi kết thúc thư từ là một nét văn hóa đặc trưng ở nhiều nơi, nhưng không được áp dụng trong tiếng Anh. Khi viết thư cho bạn bè thân thiết bằng tiếng Anh, bạn có thể dùng chữ "X" hoặc "XXX" để thể hiện một nụ hôn "ảo". Nhưng tuyệt đối không nên dùng cách này khi viết email công việc, kể cả với sếp hay đồng nghiệp mà bạn yêu quý.
2. Cách kết thúc email gửi đồng nghiệp, giáo viên hoặc bạn học
Khi viết email công việc hoặc học tập bằng tiếng Anh, hãy ưu tiên giọng điệu vừa thân thiện, vừa trang trọng. Hãy hình dung bạn đang trao đổi với một người bạn thân thiết mà bạn thường xuyên liên lạc. Về cách kết thư, bạn có thể chọn kiểu kết phù hợp với phong cách cá nhân, miễn sao tạo cảm giác thoải mái cho cả người đọc lẫn người viết. Một số gợi ý kết thư phổ biến bao gồm:
Regards,
Dan
Best wishes,
Eva
Best regards,
Cho
Best,
Javi
Thanks,
Pol
Cheers,
Miriam
Nhiều người trong chúng ta, vì công việc quá bận rộn hoặc đơn giản là không quen gõ máy tính nhiều, thường có xu hướng viết tắt tên bằng chữ cái đầu (ví dụ: "R" nếu tên là Ray). Mặc dù điều này có thể chấp nhận được trong mối quan hệ gần gũi, nhưng trong các tình huống giao tiếp xã giao, việc viết đầy đủ tên sẽ lịch sự hơn. Để tạo thêm dấu ấn cá nhân, bạn có thể kết hợp với những lời chúc ngắn gọn như "have a good weekend" (Chúc bạn cuối tuần vui vẻ) hoặc "have a good week" (Chúc bạn một tuần làm việc hiệu quả), tùy theo thời điểm bạn gửi email.
3) Cách kết thúc email gửi cho người lạ
Viết email cho người lạ luôn là một thử thách, đặc biệt là khi bạn chưa từng liên hệ với họ trước đây. Mặc dù email có vẻ ít hình thức hơn thư giấy, nhưng đừng nhầm lẫn email với tin nhắn văn bản. Hãy đảm bảo email của bạn chứa câu hoàn chỉnh, đúng ngữ pháp tiếng Anh và được trình bày rõ ràng, mạch lạc. Cách kết thư cũng phải phù hợp với nội dung email.
Một vài gợi ý cho cách kết thư với văn phong trung lập hoặc trang trọng trong email bằng tiếng Anh:
Best regards / Kind regards, / Regards,
Jon
Many thanks,
Alvaro
hoặc bạn có thể chọn cách thân thiện hơn một chút:
Best wishes,
Elena.
Nhìn chung, chúng ta không dùng "Yours sincerely" (Kính thư) hay "Yours faithfully" (Trân trọng) trong email. Nhưng nếu bạn viết một email rất trang trọng (hoặc email khiếu nại), bạn có thể viết kết thư là:
Sincerely,
Diego
Khi trả lời emai, bạn nên sử dụng giọng điệu tương đồng với người gửi. Ví dụ: nếu người gửi dùng 'All the best', bạn cũng nên đáp lại bằng cách tương tự, thay vì 'Sincerely'.
Nếu bạn viết email bằng tiếng Anh tại nơi làm việc, thường thì bạn chỉ cần kết thúc bằng tên mình. Email công việc thường đã bao gồm đầy đủ tên của bạn và thông tin chi tiết trong phần đề mục cuối thư.
Kiểm tra kỹ điều này trước khi bạn kết thúc email bằng tiếng Anh
Trước khi bạn kết thúc email, hãy dừng lại và kiểm tra xem nội dung email nói về điều gì. Bạn cung cấp thông tin? Hay bạn yêu cầu thông tin? Hoặc cảm ơn ai đó? Điều này sẽ giúp bạn quyết định cách viết câu kết thúc cho email. Dưới đây là một vài gợi ý:
Đối với email yêu cầu thông tin
Formal: I look forward to hearing from you soon,
Less formal: Looking forward to hearing from you
Đối với email cung cấp thông tin
Formal: If you need any further information, please don't hesitate to get in touch.
Less formal: Please let me know if you need anything else.
Đối với email nhờ hỗ trợ
Formal: Many thanks in advance for your help.
Less formal: Thanks again for all your help on this.
Đối với email trả lời câu hỏi
Formal: I hope that you will find this information useful.
Less formal: Hope this helps - let me know if you have more questions.
Vậy nên lần tới, khi bạn viết email, hãy nghĩ xem bạn đang viết cho ai và vì mục đích gì. Điều này sẽ giúp bạn kết thư đúng cách. Email không cần phải được viết như một bức thư trang trọng, nhưng cũng không nên chứa đầy biểu tượng cảm xúc và lạm dụng dấu chấm than!!!!! hoặc các dấu chấm câu khác. Áp dụng những hướng dẫn này, email của bạn sẽ luôn chuyên nghiệp và đúng chuẩn mực.
Chúc bạn mọi điều tốt đẹp.
Cath